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仕事で成果が出ない…そんなときは「段取り」を意識しよう!【トヨタの段取り】

こんにちは「つっくー」です!

仕事がなかなか終わらず長時間働いてしまったり、仕事の成果を思ったように出せず悩んでいるビジネスパーソンは少なくないと思います。

僕も社会人になってから3年~4年くらいは、決まったルールや処理手順に従いながら仕事をしていたのですが、いま思い返せばもっと効率よく回せる仕事がありました。

「効率よく」仕事を回すことで、

  1. メイン業務に注力できる
  2. リフレッシュする時間をつくれる
  3. 退社後の時間を有効活用できる
  4. 考える時間ができる
  5. 気持ちに余裕をもてる

などの「メリット」を得ることができ、そして「成果」につながっていきます。

今回は「効率よく」仕事を回していくためのノウハウを紹介している「トヨタの段取り」を紹介していきます!

著者の紹介

㈱OJTソリューションズ

2002年4月にトヨタ自動車とリクルートグループによって設立されたコンサルティング会社。

トヨタ在籍40年以上のベテラン技術者がトレーナーとなり、トヨタ時代の豊富な現場経験を活かしたOJTにより、変化に強い現場づくり・儲かる会社づくりを支援している。

オススメの理由

本書では生産現場に限らず、「オフィスワーク」や「営業」など幅広い職種で実践できる仕事の効率化について紹介されています。

ぼく自身も普段はオフィスワークをしているので、日々の仕事の「ムダ」や「余分な作業時間」をなくしていく上でとても参考になりました。

ムダや余分な作業時間をなくすためには「段取り」が重要になってきます。

段取りが上手くできるようになると、

  • 仕事の付加価値を高められる
  • ベストタイミングで仕事を終えることができる
  • 問題点を見つけ、仕事の質を高められる

というメリットが得られます!

「7つのムダ」を取り除くことから始める

ムダな仕事を取り除いていくことが「段取り」の改善につながります。

そう、ムダは仕事をよりよくしていく為の宝なんです。

ムダには7つの種類があります。

手持ちのムダ 次の作業に進もうとしても進めず、一時的に何もすることがない状態
加工のムダ 不必要な加工(アニメーションや装飾にこった資料など)
在庫のムダ 必要以上の文具や書類、データなど
動作のムダ 付加価値を生まない動作(資料をとるために手を伸ばすなど)
運搬のムダ 付加価値を生まない歩行・運搬(席とコピー機を何度も往復するなど)
つくりすぎのムダ 必要量以上作ったりすること
不良・手直しのムダ やり直しが必要な仕事をしてしまう(同じミスをするなど)

 ムダってこんなに種類があるんだと驚かれた方もいると思います。

次に7つのムダをどのように取り除いていくかをまとめました。

手持ちのムダ 仕事の平準化・時間のかかる仕事から手を付ける
加工のムダ 目的に沿って加工する・大切なポイントを事前に確認する
在庫のムダ 稟議などは都度承認・メールをため込まない
動作のムダ 手の届く範囲に必要なものをそろえる(整理整頓)
運搬のムダ 移動時間の短縮など
つくりすぎのムダ なくてもよい仕事を見つける・仕事の重複をなくす 
不良・手直しのムダ 自工程完結を意識する

仕事にかかる「時間」を短縮する

仕事の時間短縮には3つのポイントがあります。

「標準時間」をつくる どの仕事にどのくらい時間がかかるか把握する
「準備」の時間を短くする 決まったフォーマットで準備時間を短縮する
「自分の仕事をなくす」 専念すべきメイン業務を明確化する

段取りの「質」を上げるコツ

段取りができるようになってきたら、次は「質」を上げていきましょう!

段取りの「質」を上げていくためには以下の5つを意識しましょう。

  1. 「結果」だけでなく「過程」もチェックする
  2. 「再発防止」から「未然防止」へ
  3. 仕事の増加時は「細分化」、減少時は「統合化」
  4. 余裕時間が「長期の価値」を生み出す

まとめ:成功している人は「段取りの達人」

「段取り」を意識して行うことで日々の仕事を「効率化」・「時間短縮」することができ、余裕が生まれて新しい仕事へ挑戦出来たり、改善業務に注力することができるようになります。

毎日ルーチンワークをこなしているだけでは「成果」を出すことはできません。

「段取り」をうまく行い、ルーチンワークにかける時間をできるだけ短縮して「付加価値」を生み出す時間をつくっていきましょう!

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